Pemandangan Burung dari Agen Perjalanan

Agen perjalanan terkenal ramai dan berantakan. Brosur selalu muncul melalui pos, dan banyak peralatan harus tersedia untuk setiap agen. Psikolog telah melakukan penelitian yang membuktikan bahwa lingkungan memiliki dampak besar pada kinerja individu – dan, oleh karena itu, produktivitas. Selama bertahun-tahun mengunjungi agen perjalanan, saya telah mengidentifikasi beberapa prinsip yang dapat membuat perencanaan agen perjalanan yang produktif menjadi lebih mudah dan sederhana.

Alokasikan Ruang

Pertama-tama, penting untuk mengalokasikan ruang yang cukup untuk setiap anggota staf. Umumnya, rasio yang sesuai adalah 100 – 150 kaki persegi per karyawan. Anda mungkin memiliki kantor seluas 400 kaki persegi dan ruang konferensi seluas 200 kaki persegi lainnya. Jika tidak, rasio akan tetap.

Saat mempertimbangkan tata letak Anda, contoh keahlian bersama – komersial, liburan, atau perjalanan kelompok, misalnya. Ruang fisik harus ditentukan untuk penjualan liburan. Demikian pula, ruang terpisah perlu dibangun untuk penjualan komersial. Kebutuhan spesifik dari kedua bidang ini akan dibahas kemudian.

Ingatlah bahwa agen liburan berurusan dengan publik, dan harus sesuai dengan pintu masuk publik. Agen komersial tidak berurusan dengan publik, dan dapat ditempatkan di ruang belakang. Penerbitan tiket dan proses fisik merobek tiket harus berada di dekat pintu keluar untuk mengurangi lalu lintas dari orang yang mengirim melalui kantor. Yang terbaik adalah menempatkan komputer utama Anda di ruang terpisah.

Desain Departemen Liburan

Pertama, Anda perlu memutuskan bisnis Anda. Jika Anda menjual tiket point-to-point, konfigurasi yang sesuai adalah konter checkout bagi orang-orang untuk mendekati, menerima tiket, dan pergi. Mereka tidak diizinkan berlama-lama, tetapi dapat diperlakukan secara efisien – seperti yang telah lama ditemukan oleh maskapai penerbangan.

Namun, jika Anda ingin memberikan saran kepada wisatawan, maka ruang yang lebih cocok untuk diskusi akan lebih sesuai, seperti meja rapat kecil dengan agen di setiap meja. Rak buku di setiap meja konferensi harus berisi materi sumber. Kami menyarankan untuk tidak menempatkan otomatisasi pemesanan apa pun pada jadwal ini. Meja harus terbuka, luas dan menarik. Agen perlu ditertibkan agar ruang tidak rapi dan bebas dari tumpukan kertas. Sistem pemesanan untuk agen ritel dalam jenis tata letak ini harus ditempatkan di komputer workstation di bagian belakang ruangan. Disiplin yang sama dalam hal menjaga ketertiban stasiun di sini.

Agen perjalanan di seluruh dunia sedang bereksperimen dengan tampilan video dari tujuan. Fasilitas seperti itu, jika Anda mampu membelinya, sangat menarik dan menarik bagi masyarakat umum. Sebuah ruangan kecil dengan kursi yang nyaman dan tampilan video dapat berfungsi sebagai ruang tunggu Anda. Sekali lagi, kuncinya adalah memastikan ruang tetap rapi, menarik, dan semudah mungkin diakses dalam batas kenyamanan Anda.

Salah satu kendala utama di kantor liburan yang menarik adalah menjamurnya brosur yang ditemukan di tumpukan di lantai, di kotak di bawah meja dan menetes dari rak di dinding. Jika Anda ingin menyimpan brosur di kantor Anda, sangat penting untuk membuat perpustakaan resmi. Seseorang perlu diberi tugas untuk memelihara bank data ini. Sampai taraf tertentu, hanya sedikit yang dapat dilakukan untuk membuat sejumlah besar brosur menjadi menarik. Oleh karena itu, sebaiknya brosur disimpan di lemari arsip agar tidak terlihat oleh publik. File brosur ini harus disimpan, dengan brosur usang yang dikeluarkan secara berkala. Jelas, agar file-file ini dapat dieksekusi, sistem pengindeksan yang terorganisir dengan baik perlu ada sehingga agen tahu di mana menemukan brosur untuk tujuan tertentu.

Papan pesan elektronik di kantor liburan menambah tingkat cahaya, warna, dan minat pelanggan yang berkunjung. Papan pesan dapat menunjukkan tarif, paket, dan tujuan khusus.

Desain Departemen Komersial

Agen perjalanan komersial pada dasarnya berfungsi sebagai pengambil pesanan. Persyaratan ruang mereka jauh lebih rendah daripada agen liburan. Ada kebutuhan untuk kegiatan yang lebih terkoordinasi di pusat pemesanan komersial dan oleh karena itu, pengawas harus berada di pusat, dengan visibilitas yang jelas ke semua area di dalam pusat pemesanan. Idealnya, untuk meningkatkan visibilitas, area ini harus ditinggikan dari lantai enam hingga delapan inci di atas platform. Kami merekomendasikan penutup kaca yang dibangun di sekitar platform pengawas untuk memberikan privasi, tanpa kehilangan visibilitas.

Karena agen seringkali memiliki lebih sedikit ruang kerja, area komersial memerlukan kebisingan untuk menjaga tingkat kebisingan di bawah ambang batas interferensi. Kami merekomendasikan furnitur raceway untuk agen komersial yang menyediakan panel kain 14 inci di sekitar setiap stasiun kerja.

Raceway adalah jenis furnitur yang dikembangkan untuk area kerja dengan kepadatan tinggi yang mencakup “perlombaan” atau saluran untuk semua kabel dan kabel untuk setiap stasiun kerja. Ini bekerja dengan baik untuk workstation komputer. Itu juga biasanya dilengkapi dengan “panel privasi” dari kebisingan yang membingungkan di setiap stasiun kerja.

Papan pesan elektronik juga memiliki aplikasi di Departemen Komersial, yang berfungsi sebagai kendaraan untuk mengirimkan pesanan penting pada menit terakhir, seperti perubahan tarif atau bahkan kebangkrutan maskapai penerbangan atau keadaan darurat cuaca besar. Mereka juga dapat digunakan untuk merangsang produktivitas dengan melacak seberapa dekat agen dengan target penjualan yang tepat.

Ruang komputer

Sejumlah besar sistem akuntansi otomatis yang tersedia untuk agen perjalanan beroperasi pada komputer mini yang memerlukan lingkungan yang terkendali. ADS dan ABS keduanya termasuk dalam kategori ini. Komputer ini harus ditempatkan di ruangan kecil dengan lantai keramik. Seharusnya tidak ada tempat kerja di ruangan itu. Seharusnya tidak ada peralatan atau perlengkapan yang disimpan di dalam ruangan. Idealnya, tidak ada printer yang harus ada di dalam ruangan. Printer tiket menghasilkan debu. Perlengkapan kantor mengumpulkan debu. Debu dan listrik statis adalah musuh komputer mini.

Setiap kali seseorang berjalan melewati komputer, timbul aliran listrik statis. Pelepasan listrik statis dapat menyebabkan kepala jatuh, komputer Anda tidak beroperasi sampai orang yang diperbaiki dapat dikirim. Kerusakan kepala sangat mahal dalam hal waktu henti, dan berpotensi membahayakan kehilangan data.

Ingat, tujuan Anda dalam merencanakan fasilitas Anda adalah untuk:

• Sediakan ruang yang cukup untuk staf Anda,

• Memenuhi persyaratan ruang khusus dari setiap bidang tertentu, dan

• Ciptakan lingkungan yang tidak rapi yang kondusif untuk efisiensi dan daya tarik agen yang lebih tinggi.

Kantor yang terencana dengan baik dan teliti dapat memaksimalkan citra profesional Anda, mengurangi pengeluaran Anda, dan merangsang produktivitas.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *